Case History: Gestione Archivio Documentale

Il sistema è finalizzato ad automatizzare la gestione ed il controllo dell’Archivio Storico di un Comune, di una Banca, di un Ente, etc. e può essere realizzato, secondo la finalità e gli obiettivi prefissi, facendo uso dei Tag Transponders (Smart Label) di tipo “passivo” con frequenza a 13,56 Mhz e con diversi apparati fondati sulla tecnologia RF-ID.

Il progetto consente di realizzare un sistema che abbia una (o l’insieme) delle seguenti finalità:

• Controllo accesso all’archivio

• Verifica e controllo di eventuali sottrazioni (proprie od improprie) dei documenti

• Tracciabilità rintracciabilità degli stessi

• Ottimizzazione della ricerca delle informazioni.

• Perfezionamento della movimentazione dei documenti nell’archivio definendo le più congrue ubicazioni, in relazione alla molteplicità delle consultazioni.

• Inventario dei documenti

Su ogni scatola (o faldone) contenente i documenti, viene apposto un Tag adesivo e viene fatta un’associazione (nel data base) tra il codice del Tag e la scatola stessa. Altrettanto viene fatto per ogni scaffale/armadio in cui i documenti devono essere posizionati, memorizzando all’interno del Tag le coordinate che identificano la posizione (es.Armadio n°1, scaffale n°100, etc.). Gli Archivisti, durante l’inventario iniziale (o in caso di spostamento dei documenti) muniti di PDA Palmare con Lettore/Scrittore RF-ID integrato, avvicinandosi Tag posto sulla scatola e successivamente a quello posto sullo scaffale, effettueranno un’associazione scatola/armadio, definendone l’ubicazione.

Agli utenti abilitati ad accedere all’archivio storico, vengono invece rilasciati dei Tag Transponder (standard Iso Card) con memorizzato al proprio interno i dati essenziali relativi al permesso (codice identificativo dell’utente, data di validità, etc). Tale memorizzazione viene effettuata con opportuni sistemi di Lettura/Scrittura RF-ID che, tramite password e crittografia, rendono detti tag non falsificabili e/o duplicabili.

L’accesso all’archivio è controllato da un sistema di tipo “volontario”, cioè l’utente transita vicino ad un’antenna o ad un varco, favorendo la lettura del Tag d’identificazione personale. Conseguentemente alle verifiche stabilite, l’accesso all’archivio potrà aprirsi.

Il prelievo dei documenti dagli armadi può essere, come già detto, di tipo “volontario” oppure di tipo “involontario”; cioè chiunque o qualunque cosa (munito di Tag) transiti attraverso un varco, qualsiasi sia la posizione di quest’ultimo o l’intenzione dell’utente, viene automaticamente rilevato (es. chi preleva e cosa ha prelevato).

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